1. Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

• le « responsable du traitement » : SH Rock Noir ;

 

• le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de SH Rock Noir ;

 

• les « personnes concernées » : désigne les clients et/ou les prospects de SH Rock Noir ;

 

• les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de SH Rock Noir. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de SH Rock Noir que des organismes extérieurs (partenaires, exposants, établissement bancaire, intervenants, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle SH Rock Noir est tenue en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de SH Rock Noir au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3. Portée

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects.

SH Rock Noir met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont SH Rock Noir est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par SH Rock Noir (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par SH Rock Noir ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par SH Rock Noir.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre SH Rock Noir et les clients et prospects.

 

4. Identification des traitements
   1. Catégorie de données collectées et origine des données

Les données que nous traitons sont essentiellement collectées auprès de vous lors de l’usage de nos sites internet, mais également lors de vos réservations sur nos sites.

Nous pouvons également collecter des informations de manière indirecte par l’intermédiaire de prestataires externes notamment les agences de voyage ou OTA (Booking.com, Expedia.fr …) (collecte indirecte).

Nous nous engageons à respecter le principe de minimisation des données qui consiste à ne collecter que les données strictement nécessaires à la finalité des traitements mis en œuvre par SH Rock Noir.

En conséquence, nous ne collectons et n’utilisons que les données à caractère personnel suivantes :

Catégorie de données	Type de données
Données non techniques	Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, âge.) Vos coordonnées (numéro de téléphone, email voire adresse postale selon les cas) ; Vos données bancaires à des fins de réservation et de transaction sur nos sites ; votre numéro de membre du programme de fidélisation Les données concernées votre séjour et vos activités réservées Vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour dans l’un de nos établissements ; Les données que vous renseignez au sein des formulaires ;
Données liées à l’utilisation du site web	données d’identification (adresse IP), données de connexion (logs et token notamment) ; données d’acceptation (clic).

 

1. Finalités et bases légales

Selon les cas, SH Rock Noir traite vos données pour les finalités suivantes :

Finalités	Bases légales
Gestion de la relation client Gestion de l’activité hôtelière (réservations, règlements et d’une manière générale, la collecte de vos données lors de la souscription à tout service complémentaire pouvant vous être proposés durant le séjour) Gestion des données liées à votre séjour Gestion de la souscription aux services proposés Gestion du programme de fidélité  Demande de contribution à des enquêtes de satisfaction et avis ; Gestion des données en provenance de nos partenaires tiers	Exécution du contrat nous liant
Abonnement newsletter et réception d’offres promotionnelles Gestion des demandes de désinscription et de désabonnement;	Consentement si prospect Intérêt légitime si client
Gestion de la relation prospect (GRP) ; Analyse comportementale et ciblage ; Réalisation de statistiques / enquêtes de satisfaction / amélioration des services Gestion des formulaires en ligne et échanges avec le service client ; Community management et gestion des commentaires en ligne ; Participation aux jeux concours ; Gestion des réseaux sociaux ; Gestion des signalements de comportements contraires aux présentes ; Conservation des données relative aux obligations légales de sécurité ;	Intérêt légitime

5. Destinataires des données – Habilitation & Traçabilité

SH Rock Noir s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.

Destinataires internes

Destinataires externes

- le personnel habilité du service marketing, service réservation du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ; - le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ; - le personnel habilité des sous-traitants.

- les partenaires et prestataires, les sociétés extérieures ou les filiales d'un même groupe de sociétés ; - les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ; - l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage ; - le personnel habilité des sous-traitants.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects sont soumis à une obligation de confidentialité.

SH Rock Noir décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, SH Rock Noir n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

6. Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par SH Rock Noir au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement	Durée de conservation
Données relatives aux clients	Pendant la durée des relations contractuelles avec SH Rock Noir, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription Pour les données relatives aux allergies/régimes alimentaires : supprimées dès la fin de séjour du client
Données relatives aux membres et utilisateurs	Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par SH Rock Noir et 1 an après la dernière intervention Cookies : 13 mois
Données relatives aux prospects	3 ans à compter de leur collecte par SH Rock Noir ou du dernier contact émanant du prospect
Données techniques	1 an
Données bancaires	Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit
Lutte contre le blanchiment	5 ans

 

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que SH Rock Noir n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

 

7. Gestion du droit des personnes
   1. Droit d’accès et droit de copie

 

Vous disposez du droit de nous demander si nous traitons effectivement des données vous concernant. Vous pouvez également nous demander qu’il vous soit fourni une copie de vos données faisant l’objet d’un traitement.

Toutefois, en cas de demande de copies supplémentaires, nous pouvons exiger que vous preniez en charge le coût que représenterait cette nouvelle copie.

Si vous présentez votre demande par voie électronique, les informations demandées vous seront fournies sous une forme électronique d’usage courante, sauf demande contraire.

Vous êtes informés que ce droit d’accès et de copie ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser la bonne exécution de nos services.

1. Droit de rectification

Vous disposez du droit de nous demander de rectifier certaines données vous concernant qui seraient obsolètes ou erronées. Pour ce faire, il convient de nous préciser les données à rectifier avec les données par lesquelles nous devrons les remplacer.

1. Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement n’est pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, vous pouvez demander l’effacement de vos données dans les cas limitatifs suivants :

• vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• vous vous opposez à un traitement que nous effectuons sur la base d’un intérêt légitime alors qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour ce traitement ;
• vous vous opposez à un traitement de vos données à des fins de prospection ;
• vos données ont fait l’objet d’un traitement illicite.

 

1. Droit à la limitation et à la portabilité

Vous êtes informés que ces droits n’ont pas vocation à s’appliquer dans la mesure où les conditions requises par la règlementation applicable pour chacun d’entre eux ne sont pas remplies s’agissant du traitement que nous faisons des données à caractère personnel.  

1. Droit d’opposition

Vous êtes autorisés à mettre en œuvre votre droit d’opposition pour les seuls traitements fondés sur l’intérêt légitime de SH Rock Noir à condition que vous fassiez état d’une raison tenant à votre situation particulière. Dans une telle hypothèse, SH Rock Noir peut ne pas accéder à votre demande si elle avance des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur votre intérêt personnel et, en particulier, sur la raison que vous avez invoquée à l’appui de votre demande.

1. Droit post mortem

Nous vous informons que vous disposez du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données post-mortem.

1. Exercice des droits

L’exercice des droits précités s’effectue, au choix de l’intéressé, par courrier électronique ou par courrier postal aux coordonnées suivantes : rgpd@rocknoir.fr

SH Rock Noir – Le Rock Noir– 1 place de l’Aravet – 05240 La-Salle-les-Alpes

Veuillez noter que seule la personne concernée par le traitement peut exercer les droits prévus ci-dessus. En conséquence, nous pouvons être amenés, en cas de doute, à vous demander une copie de votre titre d’identité à jour. À défaut, votre demande pourrait être refusée.

Nous faisons notre possible pour répondre aux demandes dans un délai raisonnable et, au mieux, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Toutefois, dans le cas où le traitement des demandes s’avèrerait complexe ou que nous ferions face à un nombre élevé de demandes d’exercice de droits simultanément, le délai du traitement pourrait être porté à deux mois.

8. Dispositions complémentaires
   1. Sous-traitance

Nous sommes susceptibles de faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel de nos clients et prospects.

Au sens du RGPD, le sous-traitant s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels nous travaillons et qui interviennent sur les données à caractère personnel que nous traitons ;

Dans ce cas, nous nous assurons du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD et nous privilégions la signature d’un contrat écrit avec nos sous-traitants leur imposant ses obligations. De plus, nous nous réservons le droit de procéder à un audit auprès de nos sous-traitants afin de nous assurer de leur respect des dispositions du RGPD.

1. Registre des traitements

Nous nous engageons, en note qualité de responsable du traitement, à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées, lequel fait figurer les traitements relatifs aux données de nos clients et prospects.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements que nous mettons en œuvre en tant que responsable du traitement.

Nous nous engageons à fournir à la Cnil, à première demande, les renseignements lui permettant de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

1. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques de sécurité physique ou logique que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

• gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
• mesures de sauvegarde interne ;
• processus d’identification ;
• conduite d’audits de sécurité et de tests de pénétration ;
• adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
• adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;
• utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

En tout état de cause, nous nous engageons, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

1. Violation de données

Nous nous engageons à notifier à la Cnil toute violation de données que nous pourrions subir dans les conditions prescrites par la règlementation en matière de données à caractère personnel.

Nos interlocuteurs auprès de nos clients et prospects sont informés de toute violation de données qui pourrait porter un risque élevé pour leur vie privée.

9. Contacts
   1. Réfèrent RGPD

SH Rock Noir a désigné un référent RGPD.

• Nom : Fiona Garnier, LHTP, 10 rue de Penthièvre 75008 Paris

 

• Adresse e-mail : rgpd@rocknoir.fr ;

Si les clients et prospects souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le référent RGPD qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et prospects pourront saisir le référent RGPD.

1. Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil

Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

1. Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen défini par SH Rock Noir, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

1. Pour plus d'informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants : rgpd@rocknoir.fr

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.

 

POLITIQUE COOKIES

1.Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont placés et stockés sur le disque dur de l’ordinateur, du smartphone de chaque visiteur ou de tout autre appareil optimisé pour Internet lors de la consultation de notre Site. Les cookies permettent à un site internet de reconnaître le visiteur, de signaler son passage sur telle ou telle page et de lui apporter un service additionnel : l’amélioration de son confort de navigation, la sécurisation de sa connexion et l’adaptation du contenu d’une page à ses centres d’intérêt.

 

Les informations stockées par les cookies portent notamment sur les pages visitées, le type de navigateur utilisé, les informations saisies sur un site afin d’éviter au visiteur de les saisir à nouveau. Ces informations sont parfois rattachées à l’adresse IP du visiteur.

2. Quels types de cookies utilisons-nous ?

Ce Site est conçu pour être attentif à vos besoins. C’est pourquoi il existe des cookies en vue d’optimiser votre visite sur le Site.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Site :

Il s’agit des cookies indispensables à la navigation sur le Site (comme les identifiants de session) qui vous permettent d’utiliser les principales fonctionnalités du Site et de sécuriser votre connexion.

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Ils permettent d’améliorer la qualité de votre navigation sur le Site, notamment par la sauvegarde des préférences que vous avez exprimées durant la visite du Site comme votre langue préférée ou la région dans laquelle vous vous situez.

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Afin de répondre aux demandes de nos visiteurs, nous mesurons le nombre de visites, le nombre de pages consultées ainsi que de l’activité des visiteurs sur le site et leur fréquence de retour. Ces cookies permettent d’établir des statistiques d’analyse de la fréquentation à partir desquels les contenus de notre site sont améliorés en fonction du succès rencontré par telle ou telle page auprès de nos visiteurs.

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3. Quelle est la durée de conservation des cookies ?

Les cookies sont conservés pour la durée de navigation sur le Site et au maximum pendant une durée de treize (13) mois après leur premier dépôt sur votre terminal.

A l’expiration de la durée de conservation, les données à caractère personnel collectées au travers des cookies seront supprimées. Nous vous recommandons de prendre connaissance de notre politique de protection des données à caractère personnel accessible ici.

4. Comment s’opposer au dépôt des cookies ?

Conformément à la réglementation, vous disposez d’un droit d’opposition et d’accès sur les données vous concernant. Ainsi, vous pouvez vous opposer au dépôt de cookies notamment via les plateformes d’opposition et le paramétrage de votre navigateur.

Si vous ne souhaitez pas que les cookies soient conservés sur votre navigateur ou que vous préférez recevoir une information chaque fois qu’un cookie demande à être installé, vous pouvez configurer vos options de navigation à votre convenance. La plupart des navigateurs permettent de gérer les cookies de 3 manières différentes :

– Les cookies sont toujours rejetés;

– Le navigateur demande si l’utilisateur souhaite installer chaque cookie;

– Les cookies sont toujours acceptés;

Votre navigateur peut également inclure la possibilité de sélectionner en détail les cookies que vous souhaitez installer sur votre ordinateur. Concrètement, l’utilisateur peut normalement accepter une des options suivantes:

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– Rejeter les cookies tiers;

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• Pour Safari : https://support.apple.com/kb/PH21411?locale=fr_FR&viewlocale=fr_FR
• Pour Safari IPhone / IPad : https://support.apple.com/fr-fr/HT201265
• Pour Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies-preferences
• Pour Opéra : http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html

L’utilisateur du Site peut également consulter le guide de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) disponible à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser

 

5. Nous sommes susceptibles de mettre à jour la présente politique relative aux cookies, notamment afin de respecter toute nouvelle législation et/ou réglementation applicable et/ou afin d’améliorer le Site. Toute modification sera publiée sur cette page et fera l’objet d’une nouvelle demande d’acceptation de l’utilisation de cookies, auprès de l’utilisateur.